Oggi vi raccontiamo come durante l’emergenza sanitaria abbiamo sviluppato un modello di Crisis Management in pochissimo tempo, per la S.p.A Optima Italia, una Smart Utility italiana leader per l’offerta integrata di servizi Energia (Luce e Gas) e Telecomunicazioni (Internet, Telefono e Mobile) per il mercato Business e Consumer con circa 1000 addetti.
La pandemia da covid-19, oltre agli effetti tragici sulla salute della popolazione mondiale, ha sconvolto tutte le regole dell’economia e del mondo del lavoro.
Per far fronte alle esigenze di tutte le aziende di non soccombere alla crisi e di affrontarla, al contrario, massimizzando i risultati e cogliendo tutte le opportunità del nuovo modo di lavorare, abbiamo sviluppato un modello di CRISIS Management in tempi rapidissimi, implementando un processo di totale riorganizzazione del lavoro procedendo per gradi e coinvolgendo tutto il personale del nostro cliente Optima Italia.
Gli obiettivi del modello di Crisis Management condivisi con il cliente, sono stati:
- Garantire la motivazione e la resa del personale riducendo gradualmente il lavoro in azienda per non generare preoccupazioni e stati d’ansia.
- Garantire il distanziamento sociale attraverso la riorganizzazione degli spazi e la distribuzione dei lavoratori.
- Implementare gradualmente lo Smart Working testando la resa dell’Home Working prima dell’applicazione in tutta l’azienda.
Successivamente l’approccio è stato quello di definire il Team Decisionale composto da CDA, HR, CFO, IT e Board di Optima Italia e da Si Italia nella persona del dott. Mario Cervini, definire le linee guida operative ed i processi da sviluppare, implementare e gestire in maniera graduale secondo la roadmap, con una pianificazione degli interventi di riorganizzazione nell’arco temporale di 3 settimane.
SETTIMANA 1
La prima settimana le azioni operative sono state quelle di avviare allo smart working prima i soggetti con maggiori necessità, procedere alle azioni di sanificazione, implementare le soluzioni informatiche e di connettività necessarie, gestire le informazioni e le nuove necessità, nominare un Crisis Director e definire il workflow informativo/decisionale.
Il risultato? Circa il 30% del personale dell’azienda ha lavorato da remoto.
SETTIMANA 2
La seconda settimana le azioni operative intraprese sono state quelle di definire la Policy per impedire l’accesso dei fornitori in azienda, la Policy dei consulenti esterni per lavoro remoto, Policy per le sedi estere e l’avanzamento dell’implementazione per l’home working nonché la definizione delle lettere/consensi per la GDPR, lo Smart Working, l’utilizzo dei device aziendali e la gestione degli spazi.
I risultati alla seconda settimana sono stati che il 100% del personale ha lavorato da remoto!
SETTIMANA 3
La terza settimana le azioni operative sono state quelle di massimizzare l’efficacia nella gestione dei flussi informativi per una corretta gestione manageriale dell’informazione e delle decisioni.
Inoltre è stato ipotizzato di splittare in due parti l’organizzazione per avere la possibilità di scambiare le risorse tra casa e ufficio in caso di necessità. Tale modello rappresentava la wayout in caso di criticità del modello introdotto.
Il processo di Crisis Management in questa fase prevedeva anche la gestione del workflow decisionale e l’impostazione dei relativi backup nel team decisionale (Crisis Director, CDA, CFO, HR, BOARD e SI ITALIA).
Grazie al modello di Crisis Management, Optima Italia ha ottenuto la garanzia della continuità della produzione quindi l’azienda non si è mai fermata, la Messa in sicurezza della salute di tutti i dipendenti nonostante da decreto l’azienda poteva restare aperta, puntando quindi alla sicurezza, alla riduzione dei rischi e alle esigenze delle famiglie, mantenendo alto il livello di servizi verso i clienti finali.
Se vuoi verificare l’efficienza dell’organizzazione del lavoro nella tua azienda e valutare l’esistenza di spazi di miglioramento o di ottimizzazione dei processi, richiedi una consulenza gratuita (e senza impegno) con uno dei nostri specialisti dello Smart Working, saremo lieti di offrirti un’analisi e un parere professionale.
